FC2ブログ

マニュアルのすすめ

何か事が起こった時に大切なことは、
 ○ そのことに今どう対処すればよいのか ということと、
 ○ 今後、同じようなことを起こさないためにどうしたらよいか ということ
の2つです。

「なんでそんな事態になったのか」というような
 言い訳がましい話はあまり役に立ちません。
  人を追及しても解決に至ることは少ないのです。

失敗した方も、失敗による問題を受けた側も
自分の立場を気にする人が多いのですが、
そこを重視して問題が解決することはありません。

まずはそこに関わっている人、一人一人の立場で
 何をすれば問題となっている事態を打開できるのか
対応を検討することになります。
(過去のことではなく、未来のことだけを考えます)
おそらく自分以外のところで問題が起こっているので、
問題が起こっている箇所の火を消す方法を考えます。
問題を起こした理由よりも、まずは火を消す必要があるのです。

打開策がはっきりしてきたら、
今後どうすればよいのか考えることになります。
これも関わっている一人一人の立場で考える必要があります。

いままで手順が決まっていなかったのだとしたら、失敗するのは必然ともいえます。
そして、打開策を検討したことで手順はある程度見えてきているはずです。
それを関係者できちんと共有すればよいのです。

これまでにやったことのないことであれば、手順化していないのは当然のことなので、
いつも失敗と隣り合わせの状態にいます。
そういうときは常に関係者と次の策を考えながら進める必要があるということになるはずです。

だいたいの場合、手順がわかっていることと、わかっていないことの組み合わせで
成り立っている場合が多いようです。
断片的な既知の手順を明文化する必要もないと思っている人も多く、
分かっていないことがたくさんあるから書けないと思っている人も多いようです。
そのために既知の部分でも未知の部分でも問題が起こってしまいます。

既知の部分でも問題が起こるのは手順が長いからです。
人間の頭で、長い手順を覚えておくことは難しいことなので、
何度も繰り返しやってきて手順を覚えている人が、
手順をパパっと説明して「わかった?」と聞く方法はあまり有効ではありません。
マニュアルと繰り返しの実践が必要なのです。

おつかいを完璧にしようと思ったら「おつかいメモ」が必要なのです。
与太郎みたいに繰り返し言いながらおつかいに行けば大丈夫というのでは
落語のネタにしかなりません。
だいたい、横から別のことを言われたら、やろうと思っていたことを忘れてしまうような頭脳しか持っていないのですから。

さらに、そこにところどころ未知の作業が入ってくると、突然どうしていいかわからなくなって失敗するのです。
手順がないと、経験が浅い人は何がどこが既知でどこが未知なのかもわからないまま失敗に突入します。

事例集のつもりで、書き記しながら進める方法は意外に有効です。
次の一手をちゃんと考えるようになるからです。
何度も事例集を作っていると、同じところは再利用しようと思うはずです。
アナログ的にやるならカードやノートに書いて、番号を付けておくというような方法でしょうか。

近年、作業が専門化していることが多いので、責任を持っているはずの上司が、
その作業内容を把握していないということが多いかもしれません。
とすると、部下は自分の作業がどれだけ大変かを説明するためには手順を明文化して示すことになります。

人が作ったマニュアルを使って作業するのでも構わないのですが、
普通は何度も作業しているうちに書き込みや付箋が増えてくるはずです。
手順は自分に合わせてカスタマイズしたものにしないといけないのです。
自分の癖みたいなものもあるからです。

自分自身の手順書を作ってみると自分の頭の中の整理にもなるはずです。
スポンサーサイト



コメントの投稿

非公開コメント